Scrum-Ansätze im Engineering Change Management: Iterative Feedbackschleifen gegen lineare Prozessketten

„Wie brechen Sie Silo-Denken in Ihren ECM-Prozessen? Scrum-Reviews + SAP-Integration senken nicht nur Durchlaufzeiten, sondern machen Change Management zum Innovationstreiber. Welche hybriden Ansätze testen Sie? Diskutieren wir agiles Engineering! 

Das Engineering Change Management (ECM) ist in industriellen Unternehmen ein zentraler Mechanismus, um Produktänderungen standardisiert zu steuern. Doch traditionelle ECM-Prozesse nach VDA 4965 folgen oft einer starren, linearen Logik – ein Ansatz, der in dynamischen Märkten an Grenzen stößt. Agile Methoden wie Scrum bieten hier eine transformative Alternative: Durch iterative Feedbackschleifen, cross-funktionale Zusammenarbeit und Tool-Integration überwinden sie Silo-Mentalitäten und beschleunigen Änderungsprozesse.

Die Grenzen linearer ECM-Prozesse

Der VDA 4965-Standard strukturiert ECM-Prozesse als IDEF0-basierte Aktivitätsketten, bei denen jede Phase Inputs in Outputs transformiert – kontrolliert durch Checklisten und Freigabeworkflows. Diese mechanische Logik vernachlässigt jedoch die soziale Dynamik von Teams. Wie der Whitepaper des Verbands der Automobilindustrie (2010b) zeigt, werden Mitarbeitende als „Mechanismen“ behandelt, deren Expertise kaum einfließt. Die Folge sind Informationsinseln: Abteilungen arbeiten isoliert, globale Teams scheitern an kulturellen oder zeitlichen Barrieren, und Compliance-Risiken werden erst spät erkannt.

Ein Beispiel aus der Automobilbranche verdeutlicht das Problem: Bei der Einführung eines neuen Getriebes verzögerte sich die Freigabe um Wochen, weil Qualitätssicherung und Lieferkettenmanagement keine gemeinsame Sprache fanden. Der lineare ECM-Prozess konnte diese Diskrepanz nicht überbrücken – ein klassischer Fall von Silo-Denken, wie es Studien zur Organisationsentwicklung beschreiben (Schiersmann/Thiel 2014).

Scrum als Katalysator für agiles ECM

Scrum-Ansätze disruptieren diese Linearität durch drei Kernelemente:

1. Sprint-Reviews parallel zu VDA-Phasen: Ein Hybridmodell integriert Scrum-Events in den ECM-Referenzprozess. So wird die „Change Classification“-Phase als Sprint behandelt, in dem cross-funktionale Teams Änderungsanträge (ECRs) priorisieren und Risiken frühzeitig identifizieren. Das Sprint-Review dient hier als Brücke zwischen Fachabteilungen und Stakeholdern, um technische Spezifikationen mit Compliance-Anforderungen (z. B. REACH/RoHS) abzugleichen.
2. Retrospektiven gegen Silo-Mentalitäten: Globale Teams nutzen Retrospektiven, um Kommunikationslücken aufzudecken. Ein Fallbeispiel aus der Luftfahrtindustrie zeigt, wie wöchentliche Retros kulturelle Missverständnisse zwischen deutschen Ingenieuren und asiatischen Zulieferern auflösten – etwa durch die Einführung von „Cultural Ambassadors“ als Mittler.
3. Tool-Integration für Echtzeit-Kollaboration: Jira-Add-ons wie JIRA2SAP oder Cross Connector synchronisieren SAP ERP-Daten mit agilen Workflows. So werden Engineering Change Requests (ECRs) automatisch in Jira-Issues umgewandelt, während Fortschritte in Echtzeit an SAP PPM zurückgespielt werden. Diese Integration reduziert manuelle Doppelarbeit um bis zu 60 % (Fallstudie: ILC GmbH, 2024).

Praxisbeispiel: VDA 4965 meets Scrum

Ein Automobilzulieferer implementierte ein hybrides Framework, bei dem Scrum-Teams in zweiwöchigen Sprints an ECM-Phasen wie „Change Implementation“ arbeiteten. Jeder Sprint umfasste:

• Sprint Planning: Priorisierung von ECRs basierend auf Risikoscores aus SAP PPM.
• Daily Scrums: Kurzupdates zwischen Produktentwicklung, Compliance und Einkauf via Microsoft Teams.
• Sprint-Review: Demo des integrierten Inkrements (z. B. CAD-Modelle + RoHS-Prüfberichte) für Stakeholder.
• Retrospektive: Identifikation von Silo-Tendenzen mithilfe von Collaboration-Metriken aus Jira.

Das Ergebnis: Die Durchlaufzeit für Änderungen sank von 28 auf 14 Tage, während die Fehlerquote in Audits um 35 % zurückging. Entscheidend war die Verbindung von VDA-Struktur mit Scrum-Flexibilität – ein Ansatz, den Spengler (2009) als „Symbiose aus Präzision und Adaptivität“ beschreibt.

Tool-Integration: Jira als Scharnier zwischen SAP und Scrum

Die nahtlose Kopplung von SAP ERP mit Jira via Add-ons ist ein Game-Changer für agiles ECM:

• Automatisierte Workflows: ECRs aus SAP lösen automatisch Jira-Issues aus, die mit Checklisten (z. B. APQP-Standards) angereichert werden.
• Echtzeit-Synchronisation: Fortschritte in Jira (z. B. abgeschlossene Tasks) aktualisieren SAP PPM-Status ohne manuelle Eingriffe.
• Transparente Dokumentation: Audit-Trails erfassen jede Änderung – von der Idee bis zur Serienfreigabe.

Ein Beispiel aus der Medizintechnik zeigt, wie REALTECH SmartChange SAP-Transporte direkt in Jira steuerbar macht. Entwickler arbeiten in ihrer gewohnten Umgebung, während das System Compliance-Prüfungen automatisiert – ein Paradigmenwechsel hin zu „empowerment without friction“ (Zink 2013).

Herausforderungen und Lösungsansätze

Trotz aller Vorteile birgt die Scrum-ECM-Integration Risiken:

• Kulturclash: Agile Werte wie Selbstorganisation kollidieren mit hierarchischen ECM-Strukturen. Abhilfe schaffen Trainings, die „Servant Leadership“ für Prozessverantwortliche vermitteln.
• Tool-Komplexität: Überladene Jira-Boards überfordern SAP-affine Mitarbeitende. Hier helfen templategesteuerte Workflows und Gamification-Elemente (Badges für korrekte ECR-Dokumentation).
• Globale Asynchronität: Retrospektiven über Zeitzonen hinweg erfordern Tools wie Miro für visuelle Collaboration und AI-gestützte Zusammenfassungen.

Fazit: Vom linearen Prozess zum lebendigen Ökosystem

Scrum-Ansätze transformieren ECM von einer mechanischen Abfolge in ein lernendes System. Indem Sprint-Reviews und Retrospektiven kontinuierliches Feedback institutionalisieren, überwinden sie nicht nur Silo-Mentalitäten, sondern schaffen auch Resilienz gegen Marktvolatilität. Tools wie JIRA2SAP operationalisieren diese Vision – doch entscheidend bleibt die menschliche Komponente: Nur wenn Agile Coaches und Projektmanager als Brückenbauer zwischen Disziplinen agieren, entfaltet das hybride Modell seine volle Kraft.

Literatur

• Verband der Automobilindustrie. Whitepaper Engineering Change Management Reference Process.
• Schiersmann, Christiane; Thiel, Heinz-Ulrich. Organisationsentwicklung.
• Spengler, Gerrit. Strategie- und Organisationsentwicklung.
• Zink, Klaus J. Mitarbeiterbeteiligung bei Verbesserungs- und Veränderungsprozessen.
• ILC GmbH. 4PEP Engineering Change Management – Fallstudien.